Het (secundaire) kosten kwadrant

Gepubliceerd op 30-12-2014 door Ruud Dieltjes

Iedereen heeft wel eens gehoord van het Eisenhower model. Het kan een goede confrontatie zijn om je secundaire kosten in een daarop gebaseerd kwadranten model uit te zetten.

Wel is het zaak om heel eerlijk en kritisch naar jezelf de plaats van de cirkels in de kwadranten te bepalen. Dat geldt dan voornamelijk voor de links-rechtspositie. Boven onder volgt uiteraard uit het aandeel in de totale kosten.

Besteed je veel tijd en aandacht aan inkoop, opvolging, contract en leveranciersmanagement van desbetreffend onderwerp dan plaats je het ver naar rechts. Hoe minder dat is, des te  verder naar links je het plaatst. Kijk je er, in het beste geval, één keer per jaar naar, dan is de positie tegen de rechterkant de enige juiste.

Onderstaand een voorbeeld uit de praktijk

kwadrant inkoop

 

Kwadrant linksboven:  hier staan de onderdelen met hoge kosten, waaraan ook veel tijd en aandacht wordt besteed. Terecht! Houden zo.

Kwadrant linksonder:    Kosten onderdelen met een laag aandeel waar echter veel tijd en aandacht naar uitgaat. Hiervan kan je jezelf afvragen of de prioriteiten wel goed liggen.

Kwadrant rechtsboven: Hier staan de onderdelen met hoge kosten waar desondanks weinig tijd en aandacht naar toe gaat. Vandaar de alarmbellen! Hoogste tijd om hier   consequent in te duiken.

Kwadrant rechtsonder: Kostenonderdelen met een laag aandeel en waaraan ook weinig tijd wordt besteed. Dit lijkt logisch, maar pas op! Het kan nog altijd om substantiële bedragen gaan. (Deze nuancering past overigens evengoed linksonder)

Feit is dat nagenoeg alle onderdelen aan de rechterzijde liggen ondanks dat het in dit voorbeeld over grote bedragen ging. Een beeld dat bij heel veel ondernemingen min of meer hetzelfde is.

 

Een effectieve winstverbeteraar

Gepubliceerd op 31-10-2014 door Ruud Dieltjes

Hoe verhoog ik mijn omzet? Een vraag die elke ondernemer zich terecht regelmatig stelt. Terecht? Ja en nee. Het is een zeer legitieme vraag. Omzet is immers een kurk waar de onderneming op drijft. Zonder omzet geen winst en zonder winst geen onderneming. Tenminste niet voor lang.

Toch kun je er ook een kanttekening bij maken, want de ondernemer zou zich nog veel regelmatiger de vraag moeten stellen, hoe verbeter ik mijn resultaat? Waarom lijkt me duidelijk, want omzet zonder winst is heel goed mogelijk en in dat geval heb je aan die omzet dus helemaal niets. Behalve een hoop werk.

Resultaat, dát is waar het om gaat. En hoe krijg je dat resultaat? Nou door meer omzet, hoor ik de ondernemer al zeggen. Helemaal juist, of liever gezegd bijna helemaal juist, want die meer-omzet moet dus kwalitatief goed zijn. Bovendien heb je voor meer omzet nogal wat nodig:  nieuwe klanten, grotere klanten, een vertegenwoordiger (mét auto, telefoon, laptop, tablet), meer geldverslindende beursdeelnames, en zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Natuurlijk moet je het bovenstaande vooral niet laten, maar een eenvoudigere en zeer effectieve manier om je resultaat te verbeteren is diepgaand kijken naar je inkoop. “Ho ja , maar dat doen we al heel regelmatig” horen we dan. “Wij produceren namelijk houten kinderspeelgoed, (het voorbeeld is overigens volstrekt willekeurig) en wij kijken echt élke week wat de houtprijzen doen, wat de prijzen van de andere onderdelen doen, én we houden heel goed de vinger aan de pols voor wat betreft de wetgeving, want die is hier wel héél belangrijk. Het gaat erg goed dus we zijn er, gelukkig, ook hartstikke druk mee”.

Nou dat is geweldig, maar kijkt die ondernemer dan ook wel eens naar zijn secundaire kosten? Verpakkingsmaterialen, energie, werkkleding, reiskosten, leasekosten, verzekeringen, drukwerk, kantoormaterialen, kantinekosten, ongediertebestrijding, schoonmaak, afvalverwerking, cursussen, verzuimreductie, verzuimbegeleiding, telefonie etc. etc. En doet ie dat dan net zo grondig als de inkoop van zijn primaire traject?

Tien tegen één dat al deze onderwerpen meestal zijn ondergebracht bij medewerkers met een andere kerntaak. De magazijnchef bestelt de verpakkingen, iemand van p&o bestelt leaseauto’s, de receptioniste de kantoormaterialen etc. Ik heb het hier met nadruk over bestellen want dat wordt het per definitie, als je dit er bij moet doen naast je eigenlijke dagtaak. En bestellen is heel wat anders dan inkopen. Inkopen is namelijk een vak, bestellen kan iedereen.

Deze trajecten gaan inkopen in plaats van blijven bestellen betekent automatisch het verhogen van je resultaat.  Op een effectieve wijze.

 

Het sprookje van de 1001 tegenargumenten

Gepubliceerd op 15-10-2014 door Marco Stevens

Er was eens, in een land hier heel ver vandaan, een bedrijf dat àl z’n kostenstromen op de meest optimale manier had ingericht, en daar hoefde het nooit meer naar om te kijken. En ze leefden nog lang en gelukkig…

Een sprookje, te mooi om waar te zijn. Dat is toch het eerste wat je denkt als dit leest?

Het contrast met de werkelijkheid

Toch wil je niet geloven hoeveel zichzelf serieus nemende directeuren, financieel managers en andere portefeuillehouders inderdaad niet in Roodkapje geloven, maar wel in het sprookje hierboven, als je ze vraagt naar de kostenstromen in hun eigen bedrijf.

Als je weet hoeveel tijd en inspanning ieder inkooptraject kost, om het zo zorgvuldig uit te voeren dat je mag aannemen dat het je de beste deal oplevert, dan weet je ook dat je zoiets er niet “even bij doet”. Niet vanwege de tijd die je er in zou moeten steken, niet vanwege het netwerk dat je nooit op een goeie manier kunt onderhouden en laten groeien. Niet vanwege andere prioriteiten die er steeds weer zijn.

Maar er is een oplossing

Dus, zou je zeggen, zou iedere ondernemer blij zijn met een partij die ze helpt, no cure no pay, geen lidmaatschap, of langlopende contracten, om deze kosten eens tegen het licht te houden en opnieuw in te richten, zodanig dat ze nu wèl de beste deal hebben. Maar het sprookje gaat door. De emotie over de manier waarop het nu geregeld is, maakt de ondernemer blind! Een greep uit de 1001 tegenwerpingen: “we vragen ieder jaar 3 offertes op” of “het stelt niet zo veel voor hier” of “onze leverancier is de enige die het product altijd met een strik eromheen aflevert” en meer van deze, door emotie ingegeven tegenwerpingen, worden in stelling gebracht. Het is een discussie tussen de ratio en de emotie, en soms zijn de tegenwerpingen zó uitgeput dat men de discussie maar doodmaakt met de opmerking “ach, eigenlijk wíl ik helemaal niet besparen”(!).

Een superkorte test

Stel jezelf nu eens de volgende vragen, over de invulling van de secundaire kosten in je bedrijf:

  • Heb ik de einddatums van alle contracten, inclusief de opzegtermijn goed in beeld?
  • Weet ik hoeveel ik per jaar kwijt ben aan energie, telefonie, drukwerk, reizen, kantoor- en kantine materialen etc.?
  • Weet ik zeker dat ik de beste deal heb, op alle onderdelen? M.a.w. is men in mijn bedrijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in deze markt, kennen we de bepalende spelers, kennen we de prijsontwikkeling, weten we van alle technologische innovaties etc etc?

Hoogstwaarschijnlijk is het sprookje uit de eerste alinea nu geen werkelijkheid meer? Wij weten uit ervaring dat als je deze vragen niet ALLEMAAL met “ja” kunt beantwoorden, dat je dan níet de beste deal kunt hebben.

Wij zijn graag een  tijdelijke uitbreiding van capaciteit en expertise op dit gebied. En besparen we niets, dan factureren we niets! Wij laten de boze tegenargumenten verdwijnen, alles kwam weer goed, en de ondernemer leefde nog lang en gelukkig!