De emotionele cirkel

Emotionele cirkel

Hernieuwd onderzoek naar de secundaire inkoopkosten op basis van no-cure no pay.

Wordt er binnen de gestelde kaders een voordeel behaald dan wordt een deel daarvan als fee in rekening gebracht. Wordt het voordeel niet behaald, dan wordt er niets in rekening gebracht. Hoe risicoloos kan het zijn?  Alle belemmeringen om het onderzoek te laten doen zijn weggehaald. Ondanks dat is het vaak niet eenvoudig om het onderzoek daadwerkelijk door te voeren. Waarom?  De reden ligt vaak in wat we noemen:

De emotionele cirkel.

Fase 1:

In de meeste organisaties binnen het  MKB zijn de secundaire inkoopposten (verpakkingsmaterialen, telefonie, drukwerk, leaseauto’s, energie, werkkleding, etc.) ondergebracht bij werknemers met een andere kerntaak. Bijvoorbeeld de magazijnmeester die de dozen en krimpfolie bestelt en de receptioniste die het briefpapier en de kantoormaterialen doet.

Fase 2:

Een ieder doet dit naar eer en geweten en met de beste bedoelingen maar normaal gesproken zijn deze medewerkers dermate druk met hun eigenlijke kerntaak dat het ónmogelijk is om deze kostenstromen elke 1 à 2 jaar uitgebreid in de markt uit te zetten en te vergelijken. Iets wat men met de primaire kostenposten de normaalste zaak van de wereld vindt.  Daarnaast mist men vaak het juiste netwerk om snel bij de beste bron te geraken.

Resultaat is dat er wordt gekozen voor het bekende traject en vertrouwde (tussen)schakels. Wat een inkoopproces zou moeten zijn wordt een bestelproces. Twee totaal verschillende zaken.

Fase 3:

Hierop gewezen realiseren de meeste organisaties zich dit wel. Een uitgebreid onderzoek kost evenwel dermate veel tijd dat dit moet worden uitbesteed. Daarvoor is informatie nodig zoals volumes, prijzen, huidige leveranciers. Degene die deze informatie het snelst kan opleveren is meestal de medewerker onder wiens hoede desbetreffende kostenpost valt.

Fase 4:

De natuurlijke reflex is dan niet zelden een verdedigende reactie. De mogelijkheid van een uitgebreid vergelijkingsonderzoek wordt gezien als een poging om aan te tonen dat het momenteel niet goed gaat. Sterker nog, dat desbetreffende medewerker het niet goed doet.

Volledig onnodig, want het is immers simpelweg onmogelijk om dit werk er naast de eigenlijke kerntaak op de vereiste grondige wijze bij te doen.  Jammer bovendien want in de praktijk blijkt dat in een open samenwerking op dit gebied spectaculaire resultaten behaald kunnen worden.

Fase 5:

Desondanks speelt hier regelmatig emotie een belangrijkere rol dan ratio en blijft de benodigde informatie achter.

Het gevolg in dat geval is dat uiteindelijk het project doodbloedt, de situatie ongewijzigd blijft en de te behalen voordelen blijven liggen. Daarmee belandt men weer in fase 1.

De sleutel tot het behalen van inkoopvoordeel ligt bij fase 2:

Dit is géén kwalificatie maar een gevolg van de wijze waarop het is georganiseerd. Als men zich dit realiseert zijn er grote voordelen te behalen met minimale risico’s.